Em plena era digital continuamos a acumular documentos e arquivos que, na realidade, não são necessários, ou porque guardam informação obsoleta ou porque dispomos dessa mesma informação noutro lugar ou em duplicado. Conhecer quando um documento, em papel ou em formato digital, já não serve, é essencial para poder levar a cabo uma boa gestão do arquivo. Conhecer as fases pelas quais atravessa qualquer documento ajudará sem dúvida a saber, por um lado, quando e o que deve guardar e, por outro, o que deve desfazer-se.
Fases do documento
Distinguem-se três idades ou estados no ciclo de um documento:
· A primeira fase é a de circulação e tramitação dos documentos. É a fase de gestão. O documento está perto dos colaboradores, nas suas mesas, arquivos… à mão. Nesta fase os documentos agrupam-se por departamentos e em cada departamento pelas suas secções correspondentes.
· Na segunda fase, o procedimento ou a ação a que se refere o documento já está resolvido mas pode servir de consulta ou continua a gerar direitos ou obrigações ainda não prescritas, sobretudo naqueles documentos que tenham uma perspetiva legal ou jurídica (contratos e acordos, cartas de compromisso, certificados, recibos…)
· A terceira fase é aquele estado em que o documento tem um valor exclusivamente de consulta ou investigação. O seu arquivo e conservação será definitivo. Passam ao arquivo histórico no caso de que seja necessária a sua conservação. Se é um documento obsoleto ou já prescrito, a sua validade como tal, deve destruir-se.
Verificar cada um dos documentos ou arquivos que passam pelas nossas mãos numa destas fases, nos fará ver se é necessário já conservá-lo ou, pelo contrário, uma vez cumprido o seu objetivo, pode (e deve) ser eliminado do sistema.
Comments